Nadměrná formalizace vs. smysl zadávacího řízení aneb jak nespadnout do byrokratické pasti

Kdy přísnost pomáhá a kdy škodí

Přísná pravidla mají chránit veřejné finance a rovné podmínky. Pokud však převáží důraz na administrativu, může dojít k tzv. byrokratické pasti. Zadávací řízení se pak soustředí více na formality než na samotnou podstatu nabídky.

Problémy nadměrné formalizace:

• vyloučení účastníků kvůli chybám, které nemají vliv na kvalitu nabídky,
• zpomalení řízení a prodlužování termínů,
• zvyšování nákladů zadavatele i dodavatelů,
• omezení konkurence a riziko horšího výsledku pro veřejný sektor.

Kdy je vyloučení účastníka opodstatněné

Povinnost vyloučit účastníka má chránit průběh zadávacího řízení. Je na místě například tehdy, když:

• účastník nesplní požadavky na kvalifikaci,
• nabídka neodpovídá technickým parametrům,
• dojde k závažnému porušení pravidel.

V praxi však dochází k tomu, že účastníci bývají vyloučeni i za drobné administrativní chyby, které nemají dopad na hodnocení nabídky ani na její kvalitu.

Úloha zadavatele: najít rovnováhu

Zadavatel by měl vždy posoudit všechny okolnosti a vyhodnotit, zda je vyloučení přiměřené. V některých situacích je možné:

• umožnit dodavateli doplnit nebo opravit administrativní náležitosti,
• pokračovat v řízení, pokud oprava neovlivní kritéria hodnocení,
• zachovat férové podmínky a neporušit zásady zadávání.

Takový postup napomáhá tomu, aby řízení zůstalo spravedlivé, transparentní a zároveň smysluplné.

Co je skutečným cílem zadávacích řízení

Smyslem není pouze formální kontrola dokumentů. Cílem je najít dodavatele, který nabídne:

• kvalitní řešení,
• přiměřenou cenu,
• spolehlivé plnění v jasně stanovených termínech.

Nadměrná formalizace může tento cíl zbytečně ohrozit a uzavřít cestu kvalitním dodavatelům kvůli chybám, které nejsou pro splnění zakázky podstatné.