Co je to Monitorovací zpráva

Monitorovací zpráva je dokument, který slouží k pravidelnému hlášení o průběhu projektu, jeho výsledcích a čerpání finančních prostředků. Je vyžadována v rámci projektů financovaných z dotací, grantů nebo jiných veřejných zdrojů. Může jít také o monitorovací zprávu pro vedení společnosti o aktuálním stavu daného projektu. Jejím cílem je prokázat, že projekt probíhá v souladu s plánem a že jsou splněny podmínky financování.

Obsah monitorovací zprávy

Monitorovací zpráva se dělí na několik základních bodů. Patří k nim:

Základní informace o projektu

• Název projektu.
• Identifikační číslo projektu (např. registrační číslo).
• Název příjemce dotace (organizace nebo jednotlivce).
• Období, za které je zpráva zpracována.

Průběh realizace projektu

•  Popis dosaženého pokroku ve srovnání s plánovanými aktivitami.
•  Výsledky a milníky, kterých bylo dosaženo.
•  Problémy, se kterými se projekt potýkal, a navrhovaná řešení.

Finanční přehled a čerpání

• Přehled čerpání rozpočtu v rámci sledovaného období.
• Případné úspory nebo překročení jednotlivých položek.
• Dokladování výdajů (faktury, výpisy z účtu apod.).

Dokumenty pro monitorovací zprávu

• Fotodokumentace, pokud je relevantní.
• Kopie dokladů nebo jiných důkazů realizace aktivit.
• Podpora ve formě statistik, grafů apod.
   

Závěry a plán na další období

• Shrnutí dosavadních výsledků.
• Plánované aktivity na nadcházející období.
• Změny v harmonogramu či rozpočtu, pokud nastaly.

Monitorovací zpráva není jen administrativní povinnost, ale klíčový nástroj, který pomáhá zajistit úspěch projektu. Významem monitorovací zprávy je informovat o financování či plnění cílů projektu. Dokládá transparentní hospodaření s finančními prostředky a reviduje splnění cílů stanovených v projektovém záměru. Má za úkol také identifikovat, zda byly dosaženy klíčové milníky a výstupy. Bez pravidelného reportování může být příjemce dotace sankcionován nebo přijít o zdroj financování.