Co je to rámcová dohoda?

A teď z laického pohledu

V případě, že zatím máte pouze rámcovou představu o tom, co budete od budoucího smluvního partnera všechno potřebovat dodat - lépe řečeno.. ještě nevíte, kolik toho budete potřebovat dodat z hlediska množství případných stavebních prací nebo dodávek nebo služeb, tak je ideální čas použít rámcovou dohodu.  

Budete realizovat veřejnou zakázku na jejímž konci není klasická smlouva, ale rámcová dohoda, a ta může být uzavřena buď s jedním dodavatelem nebo s několika.

RD s jedním dodavatelem

V každé RD musí být určen maximální rozsah poptávaného předmětu plnění, vč. předpokládané doby plnění. Tento rozsah nesmí být v rámci následného plnění překročen. Dále musí být určeny jednotkové ceny, které dodavatel také nesmí překročit. Následně může zadavatel poptávat plnění dle svých potřeb až do maximálního rozsahu za určené ceny. Zadavatel však RD není vázán k odebrání jakéhokoliv množství poptávaného plnění.  

Nejlépe vysvětlíme na příkladu:

Zadavatel má za to, že bude v nadcházejících 2 letech potřebovat služby tlumočení a překládání, ale není si jistý v jakém rozsahu. Stanoví tak maximální možný rozsah, na základě svého kvalifikovaného odhadu a ještě jej nadsadí. Vysoutěží tedy vítězného dodavatele se kterým uzavře RD na: 10 000 hodin tlumočení a překládání (5000 hodin v AJ a 5000 v NJ) v následujících 2 letech. Vyhrál dodavatel s nabídkovou cenou 500 Kč bez DPH za hodinu tlumočení v AJ a 560 Kč bez DPH za hodinu tlumočení v NJ. Nyní zadavatel může tyto služby v následujících 2 letech odebírat (zadávat dílčí plnění), jak bude potřebovat, až do maximálně stanoveného rozsahu 5000 hodin pro každý jazyk zvlášť a stejně tak cena za hodinu nesmí při fakturaci nikdy překročit výše uvedené jednotkové ceny. Zadavatel se ale také může rozhodnout, že na tlumočení mu stačí jeho vlastní kapacity a nemusí poptat vítězného dodavatele ani na 1 hodinu tlumočení a k plnění RD tak vůbec nemusí dojít. 

RD uzavřena s více dodavateli

Stále musí být určeno výše uvedené, tedy maximální rozsah a jednotkové ceny a stále platí, že se zadavatel může rozhodnout, že k plnění RD vůbec nemusí dojít. Zadavatel při uzavření RD s více dodavateli se následně musí rozhodnout, jakým způsobem bude zadávat dílčí plnění: 

1. Může opětovně soutěžit mezi dodavateli se kterými RD uzavřel 
2. Může dopředu stanovit podmínky, dle kterých bude uzavírat dílčí plnění s jednotlivými dodavateli. 

Využijeme opět výše uvedený příklad s poskytováním služeb tlumočníka a překladatele: 

1. Zadavatel uzavřel RD se 2 dodavateli (s cenami za AJ 500,- a 570,- a za NJ 560,- a 590,- Kč za hod) a ví, že v září 2025 bude potřebovat tlumočení v AJ v rozsahu 40 hodin. Poptá tedy oba dodavatele, kteří mohou nabídnout pouze stejné nebo nižší ceny, než jsou uvedeny v RD. Zadavatel v tomto případě uzavřel dílčí smlouvu s dodavatelem 1, který oproti RD zlevnil a nabídl 490,- Dodavatel 2 ponechal cenu dle RD tedy 570,- a proto nebyl vybrán. V prosinci zadavatel zjistil, že potřebuje 80 hodin tlumočení v NJ, opět oslovil oba dodavatele a tentokrát zlevnili oba, ale dodavatel 2 zlevnil na 450,- a byl pro zadavatel levnější a dílčí smlouvu tentokrát uzavřel s ním. Dle potřeb takto může zadavatel soutěžit mezi dodavateli, se kterými má uzavřenou RD – tato varianta je vhodná, pokud dodavatel chce dostat co nejnižší možnou cenu v průběhu plnění. 
2. Zadavatel uzavřel RD se 2 dodavateli (s cenami za AJ 500,- a 570,- a za NJ 560,- a 590,- Kč za hod) a dopředu stanovil, že bude dílčí plnění zadávat formou tzv. pravidelné rotace mezi dodavateli při zachování cen v uzavřené RD. První dílčí plnění na tlumočení v AJ zadá v srpnu v rozsahu 40 hodin dodavateli, který měl dle RD nižší ceny (500,- a 560,- a byl celkovým vítězem v původní zakázce). Druhé dílčí plnění však zadává druhému dodavateli v pořadí, když v prosinci potřebuje tlumočení v NJ v rozsahu 80 hodin. Případné třetí plnění, např. v únoru dalšího roku by opět zadal dodavateli prvnímu v pořadí. Tento model je vhodný v případech, kdy zadavatel chce mít možnost srovnání poskytovaných služeb od více dodavatelů a má obavy, že při opakované soutěži pro dílčí plnění by mohl vyhrávat pouze jeden dodavatel.   

Rámcová dohoda je velmi dobrý nástroj, pokud máte jasně nadefinované položky, které budete následně poptávat, ale ještě neznáte jejich přesné množství a je tak lepší variantou než uzavírání klasické smlouvy a poté řešení případných dodatků ohledně víceprací a méněprací dle §222 ZZVZ.