Jak si vybrat skutečně nejvýhodnější nabídku

Nejnižší cena není vždy nejvýhodnější

Témat veřejného zadávání je mnoho. Z praxe ale vnímám, že se stále častěji vrací jedna otázka: Jak vybrat skutečně nejvýhodnější nabídku?

Zástupci zadavatelů i investorů se jistě shodnou, že získat kvalitní plnění, zkušené odborníky a dlouhodobou hodnotu za veřejné prostředky je složité. Zadání veřejné zakázky často míří k co nejkvalitnějšímu plnění za co nejméně peněz, ideálně v co nejkratším čase. Kvalitu však musíme umět stanovit a hodnotit; ne vždy je vhodné posuzovat nabídky pouze podle nejnižší nabídkové ceny.

Toto téma má několik vrstev a úhlů pohledu.

První krok: stanovit si výsledný cíl

Cílem každé veřejné zakázky je naplnit určitou potřebu zadavatele. Ve snaze o hospodárnost se ale někdy zapomíná na skutečný cíl: kvalitní výsledek, funkční řešení a dlouhodobou hodnotu.

Veřejné zakázky bývají spojovány s tlakem na úspory. Cena se totiž snadno měří a obhajuje, a proto zůstává oblíbeným hodnoticím kritériem. Svou roli mohou hrát i historické důvody:

• jednoduchost hodnocení, kde hrozí v zásadě jen numerická chyba,
• snadná kontrolovatelnost,
• pocit menšího rizika napadení soutěže, byť problém může být skrytý například v kvalifikaci nebo technické specifikaci.

Výběr nejlevnější nabídky může zadavateli přinášet také pocit bezpečí: prokázal úsporu veřejných prostředků. Samotná nejnižší cena však nevypovídá o kvalitě realizačního týmu, zkušenostech dodavatele, úrovni navrženého řešení, budoucích provozních nákladech ani rizicích realizace.

To, že je nabídka nejlevnější, neznamená, že je vždy nejvýhodnější.

Obecně známý trojúhelník rychlosti, ceny a kvality říká: má-li být řešení levné a dobré, nebude rychlé; má-li být rychlé a levné, nebude dobré; a má-li být rychlé a dobré, nebude levné. Tento princip je potřeba uplatnit i ve veřejném zadávání.

Druhý krok: co se stane, když hodnotíme pouze cenu

Typickým důsledkem je tlak na minimalizaci nákladů. Dodavatel hledá cestu k vítězné nabídkové ceně a současně se snaží maximalizovat zisk. Zakázku pak může realizovat například s méně zkušeným týmem, s nižším rozsahem práce, než odpovídá složitosti problému, nebo s nižší úrovní kontroly kvality. Může použít levnější materiály či nedodržet technologické postupy a interní pravidla.

U odborných služeb může klesat i odborná úroveň. Seniorní experti s mnoha realizacemi a dlouholetou praxí stojí více než juniorní pracovníci. Pokud hodnotíme pouze cenu, mohou se zkušenosti stát konkurenční nevýhodou.

Méně kvalitní plnění následně zvyšuje riziko reklamací, dodatečných nákladů, termínových skluzů a změnových řízení. Pokud nezohledníme celkové náklady životního cyklu a hodnotíme jen nejnižší nabídkovou cenu, může být zdánlivě nejlevnější nabídka v konečném součtu paradoxně nejdražší.

Třetí krok: jaké aspekty kvality zohlednit

Kvalita není abstraktní pojem. Každý zadavatel může za kvalitní plnění považovat něco jiného. Dobře to ukazuje nákup mobilních telefonů: každá organizace může své potřeby nejlépe naplnit jiným typem zařízení.

Pro organizaci, která pořizuje telefony pro běžné pracovní úkoly, bude vedle pořizovací ceny podstatná délka záruky nebo rychlost dodání, pokud je potřebuje bezodkladně. U telefonů pro Horskou službu však budou vedle ceny, záruky a rychlosti dodání zásadní také odolnost proti nárazu a výdrž baterie. Funkční a nabitý telefon může být v horském terénu naprosto rozhodující.

U některých služeb může kvalita realizačního týmu spočívat například ve zkušenostech klíčových osob, počtu relevantních projektů nebo odborných certifikacích. U dodávek či stavebních prací lze hodnotit kvalitu navrženého řešení, zejména metodiku realizace, organizaci projektu a řízení rizik.

Zadavatelé mohou hodnotit také reference - tedy obdobné úspěšně dokončené zakázky. Nejen skutečnost, že dodavatel zakázku realizoval, ale i pozitivní zpětnou vazbu objednatele. Zohlednit lze rovněž složitost a rozsah projektů. Přidanou hodnotu pak může představovat míra inovace, digitalizace procesů, environmentální aspekty nebo efektivnější provoz.

Zásadní je oddělit dvě roviny: MUST HAVE a NICE TO HAVE. Požadavky typu MUST HAVE nemá smysl hodnotit - zadavatel je jednoduše vyžaduje a dodavatel je musí nabídnout. Typicky může jít o autorizovanou osobu odpovědnou za realizaci stavebních prací. Rovinu NICE TO HAVE naopak hodnotit můžeme: jde o přidanou hodnotu, bez níž sice dokážeme naplnit svou potřebu, ale která může významně zlepšit výsledek.

Pokud hodnotíme kvalitu, dáváme dodavatelům motivaci soutěžit znalostmi, zkušenostmi a přidanou hodnotou, nikoli pouze cenou.

Čtvrtý krok: najít správnou rovnováhu mezi cenou a kvalitou

Chceme-li kvalitní projekty, zkušené odborníky a řešení, která budou fungovat i za několik let, musíme vytvářet soutěže, v nichž mohou kvalita a odbornost skutečně rozhodovat. Hodnocení pouze podle nejnižší ceny často vede k tomu, že dostaneme přesně to, za co jsme zaplatili - a nic navíc.

Nejde o to cenu ignorovat, ale najít vhodný a vyvážený poměr mezi cenou a kvalitou. Dodavatele je zároveň potřeba motivovat, aby kvalitu nabídli. Zcela zásadní je proto určit, kolik je zadavatel ochoten za vyšší kvalitu připlatit. Toto rozhodnutí musí padnout hned na začátku, ideálně za účasti osob, které budou předmět plnění využívat. Pokud zadavatel dospěje k závěru, že chce hodnotit i něco jiného než jen cenu, musí zvolit správný hodnoticí model.

Nejvýhodnější nabídka je ta s nejlepším poměrem ceny, kvality a očekávaného přínosu. Když kupujeme expertizu, zkušenosti a know-how, měli bychom je také hodnotit.